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- 誰にどんな挨拶をすればいいか、書き出しの言葉を選ぶのが難しい。
- 初めてのメールで、どう自己紹介すればいいのかわからない。
- メールで伝えたいことをはっきりさせるのが大変。
こんなお悩みはありませんか？
英語のビジネスメールの書き出しで悩んでいませんか？正しい書き出しができなければ、相手が最後まで読んでくれない可能性があります。この記事では、ビジネスメールの書き出しの基本から応用まで、具体的なフレーズとその使い方を詳しく解説します。実践的な例文を通じて、あなたのメールスキルが格段に向上し、ビジネスシーンでの成功につながることでしょう。最後には、効果的なコミュニケーションを実現するための重要なポイントをまとめています。
ビジネスメールの書き出しの基本
英語のビジネスメールでは、礼儀正しく、かつ簡潔な内容の伝達が重要です。
基本的な書き出しの流れは以下の通りです。
- 挨拶(相手の名前)
- 冒頭の挨拶・連絡のお礼
- 自己紹介（初回メールの場合）
- メールの目的を伝える
- 本文
では詳しく解説していきます。
書き出し① 挨拶 :相手に呼びかける
メールの最初には、相手に呼びかけるように挨拶をします。
これは初めて送るメールでも、返信をするメールでも同じです。
書き方は、あなたとの関係性によって変わりますので下の例を参考にしてください。
＜基本形: 丁寧な書き方＞
Dear Mr. McDonald,
マクドナルド様 (男性の場合は Mr. + 姓)
Dear Ms. Jones,
ジョーンズ様 （女性の場合はMs.+ 姓）
*女性には既婚者の意味を持つMrs.もありますが、
相手からの要望が無い限りはMs.だけの使用でOKです。
面識がない人、コンタクトを始めて間もない人にはこの形が適切です。
何年も連絡を取り合っている人でも、お互いにこの形で継続しているパターンも多いです。
書き方に迷ったらこのパターンで大丈夫。全てのシチュエーションに対応できます。
相手の苗字のスペルを間違えないように、署名欄をコピペするのがオススメです。
<応用形 :カジュアルな呼びかけ>
Hello Ms. Johnson,
ジョンソンさん、こんにちは
会ったことがある人や、同じ会社の人、コンタクト歴が長い人には、
カジュアルにHelloと書いても失礼にあたりません。
さらに親密度が高い場合、
Dear Jane,
Hello Mark,
とファーストネーム（＝苗字）で書くこともできます。
相手が突然あなたのファーストネームで挨拶をしてきたら、
同じようにファーストネームで返しましょう。
名前の後ろには”,“(カンマ) をつけるのが基本です。
<応用:複数人に挨拶する>
2人に向けて挨拶する場合は、
Dear Mr. Brown,
Dear Mr. Davis,
と改行して書きます。(“Dear all”も可)
3人以上になると名前の部分が長くなるので、
「皆様へ」のようにまとめて呼びかけることができます。
以下、例文です。
丁寧な言い方は Dear カジュアルに言う時は Hello や Hi を使います。
Dear All, (皆様へ)
Hello All, (皆様、こんにちは)
Dear ABC company team, (ABC会社チームの皆様)
Hi everyone, (皆さん、こんにちは)
もちろん、Dearは親しい人にも使えます！
<応用: 時間帯に合わせた挨拶>
以下のように、おはようございます や こんばんは と挨拶する方法もあります。
どの時間帯の挨拶を書くべきかは、ルールがありません。
自分がメールを書いている時間帯に合わせるのも良いですし、
相手がメールを読むであろう時間帯に合わせても大丈夫です。
Good morning, Team,
チームの皆さん、おはようございます。
Good afternoon, Mr. Lee,
リーさん、こんにちは。
Good evening, Ms. Davis,
デイビスさん、こんばんは。
私は午前中にメールチェックをしますが、Good evening, と書いてあるメールも多いです。
<相手の名前がわからない時>
相手の名前がわからない時でも、挨拶は必要です。
丁寧に書く場合：
To whom it may concern,（関係者各位）
Dear Sir/Madam, (ご担当者様)
カジュアルなニュアンスも含める場合：
Hello,（こんにちは）
これらを使い分ければ大丈夫です。
最近は Hello, をよく見かけるようになりました。
面識がない人からでも、特に失礼と感じることはありません。
書き出し②：冒頭の挨拶・返信のお礼など
初めてメールを送る時、案件を開始する初回メールを送る時には、以下のフレーズがおすすめです。
・We hope this finds you well.
お世話になっております。
・Hope you are doing well.
お元気でしょうか。
最初に一言書いておくと、丁寧な印象があります。
相手からのメールに返事をする時に使えるフレーズは以下の通りです。
・Thank you for your email.
ご連絡ありがとうございます。
・Many thanks for your reply.
お返事ありがとうございます。
・Thank you for the information.
*提供されたモノへのお礼。
Informationの代わりに、documentsやfeedbackも使えます。
・Sorry for our late reply.
返信が遅くなり申し訳ございません。
場合によっては、書かずに本題に入る時もあります。
書き出し③：自己紹介をする
初めてメールを送る場合は、挨拶の後に簡潔な自己紹介を行います。
これにより、相手はあなたが誰で、どのような立場にあるのかを理解しやすくなります。
自己紹介では、名前、役職、勤務先などの基本的な情報を含めることが重要です。
以下、自己紹介の例です。
My name is Gaby Taylor, Marketing Manager at XYZ Corporation.
私の名前はギャビー・テイラーで、XYZ株式会社のマーケティングマネージャーです。
I am Harry Smith, a new member of the Finance team.
私は経理部の新メンバー、ハリー・スミスです。
This is Kevin Brown, reaching out from the Customer Service department.
こちらはカスタマーサービス部のケビン・ブラウンです。
Please allow me to introduce myself; I am Linda Green, Director of Sales.
自己紹介をさせてください。私は販売部門のディレクター、リンダ・グリーンです。
I’m Alex White, recently assigned to the Project A team.
私は最近プロジェクトAチームに配属された、アレックス・ホワイトです。
I’m Emily Thomas, handling our international clients.
私は国際クライアントを担当している、エミリー・トーマスです。
This is Robert Clark, your point of contact for technical support.
技術サポートの連絡窓口の、ロバート・クラークです。
I am Sarah Young, working in the R&D department.
研究開発部で働いているサラ・ヤンです。
My name is Daniel Lewis, overseeing the marketing strategies.
私の名前はダニエル・ルイスで、マーケティング戦略を監督しています。
役職・肩書きの英語表記は様々です。
会社員の方は、自己流で翻訳する前に、役職・肩書きの英語名称に規定があるかどうかまず会社に聞いてみて下さい。
書き出し④：メールの目的・理由を伝える
自己紹介の次に、「どういった理由・目的でこのメールを書いています」と伝えます。
目的を明確に伝えることで、相手はメールの内容を理解しやすくなります。
以下に、メールの目的を明確にするためのフレーズの例をご紹介します。
- プロジェクトや計画の議論
- I am writing to discuss our upcoming project.
今後のプロジェクトについて話し合うためにこのメールを書いています。
The aim of this email is to explore potential collaboration.
このメールの目的は、コラボレーションの可能性を探ることです。
- 会議やアポイントメントの設定
- The purpose of this email is to schedule a meeting.
このメールの目的は、会議の日程を決めることです。
This message is intended to confirm our teleconference details.
このメールは、電話会議の詳細について確定内容をご案内するものです。
- 情報やサービスに関する問い合わせ
- I would like to inquire about your services.
貴社のサービスについて問い合わせをしたいと思います。
I am reaching out for more information regarding ~.
~ に関する詳しい情報を知りたくて、連絡しています。
- アップデートや情報の提供
- I am contacting you to provide an update on ~.
~ に関する最新情報を提供するために連絡しています。
- フィードバックやアドバイスの要求
- This email is to request your feedback on ~.
このメールは、~に関するフィードバックを求めるものです。
I am seeking your advice on ~.
~についてのあなたのアドバイスを求めています。
- 関心や興味の表明
- I am writing to express my interest in ~.
~への関心を表すために書いています。
本題の前に理由や説明を長々書いてしまうと、途中で読まれなくなります。
ネガティブな話題でも、最初にはっきりと伝えましょう。
様々なシーンでの書き出し例：基本編
ビジネスシーンに応じて適切な書き出しを選ぶことが重要です。
たとえば、感謝を伝える場合、追加情報を要求する場合、会議の日程調整に関してなど、
シーンに応じた書き出しを使います。
以下に、様々なビジネスシーンで使用できる書き出しの例をご紹介します。
- 感謝を伝える
- Thank you for your email regarding ~.
～に関するメールをありがとうございます。
I appreciate your interest in ~.
～へのご関心に感謝します。
- フォローアップや続きの表現
- Following up on our previous discussion…
前回の議論に続けて…
Regarding our conversation about…
～についての、私たちの会話に関して…
In light of our recent meeting…
最近のミーティングを踏まえて…
As per our telephone conversation…
電話で話した内容について…
- リクエストや要求に対する応答
- In response to your request for ~.
～についてのご要望の回答として…
I have received your inquiry about our services and am happy to provide further information.
弊社サービスについてのお問い合わせを受領しましたので、詳細な情報を提供させていただきます。
Regarding your request for a detailed proposal, I am preparing the documents and will send them to you by tomorrow.
詳細な提案のご依頼につきましては現在資料を準備中でございますので、明日までにお送り致します。
- プロジェクトや提案に関する継続的な対話
- ・In continuation of our ongoing project…
進行中のプロジェクトの続きとして…
・Reflecting on your previous suggestions…
以前のご提案を反映して…
「～について」は、”Regarding~,” や “As for~,“をよく使います。
様々なシーンでの書き出し例：お知らせや最新情報を伝える
ビジネスの進展、製品の最新情報、組織の変更など、重要なお知らせや最新情報を伝える際は、
明確で簡潔な文章を書くことが効果的です。
以下、お知らせや最新情報を伝える時の書き出しの例をご紹介します。
- 進捗や最新情報の共有
- I am pleased to share the latest updates on…
…に関する最新のアップデートをお伝えできることを嬉しく思います。
I wanted to inform you about the recent changes in…
…における最近の変更についてお知らせしたいと思います。
There are some important updates I would like to bring to your attention regarding…
…に関するいくつかの重要な更新をご注意いただきたいと思います。
I have some great developments to report on…
…に関する素晴らしい進展を報告できます。
It is my pleasure to update you on our progress with…
…での我々の進捗を更新できることを嬉しく思います。
We’ve made significant advancements in…
…で重要な進歩を遂げました。
Please allow me to share some recent achievements of our team…
私たちのチームの最近の成果をいくつか共有させてください…
- ニュースや発表を伝える
- We have some exciting news regarding…
…に関するエキサイティングなニュースがあります。
I am happy to announce that…
…を発表できることを嬉しく思います。
We are pleased to inform you about…
…について、喜んでお知らせします。
問い合わせや依頼文の書き方
問い合わせや依頼を行う際は、丁寧なトーンで、こちらの意思をはっきりと伝えることが大切です。
こちらの意図が分かると、相手も返信しやすくなります。
以下に、問い合わせや依頼の際の書き出しの例をご紹介します。
- 情報や詳細の問い合わせ
- I would like to inquire about…
…について問い合わせをしたいと思います。
Could you please provide more details on…？
…についてもっと詳細を提供していただけますか。
I am interested in learning more about…
…についてもっと学びたい（＝知りたい）と思います。
I would like to request some information on…
…に関する情報をいくつか要望したいと思います。
It would be helpful if you could elaborate on…
…について詳しく説明していただければ助かります。
*ここでのelaborateは、「詳しく説明する」という意味で使います。
- 支援や協力を求める
- I am seeking your assistance with…
…に関してあなたの助けを求めています。
Could I ask for your help in resolving…?
…を解決するためにご協力をお願いしてもよろしいでしょうか？
I’m writing to ask for your support with…
…でのあなたのサポートをお願いしたくて、メールを書いています。
I’m reaching out to seek your expertise in…
…に関するあなたの専門知識の力をお借りしたく、連絡しています。
- 依頼や要望を伝える
- It would be appreciated if you could…
…していただければ幸いです。
クレームや苦情への対応
クレームや苦情を受け取った際は、まず感謝の言葉を伝えましょう。
その次に、問題に対する理解と誠実な対応を行うことが大切です。
クレームへの返信は、ビジネスの信頼性と顧客満足に大きく影響します。
以下、クレームや苦情に対応する際の書き出しの例をご紹介します。
- 謝罪する
- We are sorry to hear about your experience with…
…で経験されたことについて聞いて残念に思います。
Please accept our apologies for…
…について私たちの謝罪を受け入れていただけますでしょうか。
I apologize for any inconvenience caused by…
…によって引き起こされたご不便についてお詫び申し上げます。
- 相手の懸念への理解と対応
- I understand your concerns regarding…
…に関するあなたの懸念を理解しています。
We are taking your feedback seriously and…
私たちはあなたのフィードバックを真剣に受け止めており…
Your satisfaction is our top priority, and we regret that…
あなたの満足は私たちの最優先事項であり、…について残念に思います。
We acknowledge the issues you faced with…
…であなたが直面した問題を認識しています。
We are committed to resolving your concerns about…
…に関するあなたの懸念を解決することに尽力しています。
We are actively working to address the problem regarding…
…に関する問題に対処するために積極的に取り組んでいます。
返信メールの書き出し
返信メールでは、元のメッセージへの参照を明確にし、感謝を示すと同時に、必要な情報を伝えます。
返信は対話を進めるための重要なステップです。
以下に、返信メールを書く際の書き出しの例を示します。
- 感謝を伝える
- Thank you for your prompt response.
迅速な返信ありがとうございます。
I appreciate your detailed email about…
…に関する詳細なメールに感謝します。
Thank you for your inquiry regarding…
…に関するお問い合わせありがとうございます。
Thank you for the update on…
…に関するアップデートをありがとうございます。
I appreciate your quick feedback regarding…
…に関するあなたの迅速なフィードバックに感謝します。
Thank you for reaching out about…
…について連絡してくださりありがとうございます。
- 問い合わせに応じる
- In reply to your question about…
…に関するあなたの質問に返信します。
In response to your recent email, I would like to…
あなたの最近のメールへの返信として、…したいと思います。
I’m happy to address your concerns regarding…
…に関するお客様のご懸念に、喜んで対応させていただきます。
まとめ
書き出しは、こちらの意思を伝えるうえでとても重要です。
＜基本の流れ＞
挨拶(相手の名前)
冒頭の挨拶・連絡のお礼
自己紹介（初回メールの場合）
メールの目的を伝える
本文
最初の一文は、「”～について”、”～をする・したい”メールです」と、はっきり書きましょう。
ご紹介したフレーズを有効活用して頂ければ幸いです。