【英語で挨拶】ビジネスメールでの「はじめまして」のコツ

こんなお悩みはありませんか？

英語のビジネスメールで「はじめまして」と伝える書き方が分からず、困っていませんか？

間違った表現を使ってしまうと、貴重な第一印象を台無しにしてしまう恐れがあります。

私は貿易事務の仕事を10年間続けていて、毎日英語でビジネスメールを書いています。

この記事では、英語で「初めまして」の表現方法と、相手に良い印象を与えるためのコツを紹介します。

この記事を読むことで、自信を持って「初めまして」のメールを書けるようになります。

ぜひ最後までご覧ください。

ビジネス英語メールの「はじめまして」のコツ

英語ビジネスメールで「初めまして」を伝えるコツは、
自分のことを簡単に伝えることです。
まずは、自分の名前や仕事について書きます。これがポイントです。
なぜこれが大事かというと、相手はすぐに「あなたが誰で何のために連絡してきたのか」が分かるからです。
例えば、「私はAlen Smithといいます。ABC社でマーケティングをしています。御社と新しいプロジェクトについて話したいと思っています。」という内容。
自己紹介をシンプルにすることで、相手に良い印象を与え、話がスムーズに進みます。

英語のメールで「初めまして」を使う場面

「初めまして」と英語でビジネスメールを書く時は、次のような場面があります。

シチュエーションによってメールの書き方が変わるので、順番に解説していきます。

メールの件名: 相手が理解できる内容にする

本文で「初めまして」を伝える前に、相手がこれからどんなメールを読むことになるのかをすぐに理解できるような件名を付けます。

新しく担当者になった場合

Your new contact for ABC company
あなたの新しいABC社の連絡窓口

特に進行中のプロジェクトがない場合は、
担当者が変わった旨をまず件名に書きます。

新しく入社・異動した時

New to the Team : Taro Tanaka
チームに新しく入りました、田中太郎です。

Greetings from the New Sales Manager: Taro Tanaka
新しいセールスマネージャーに就任した田中太郎よりご挨拶。

同じ会社の他の部署・外国の取引先に、自分が新たにプロジェクトメンバーに加わったことを伝えます。

一度会った人に後日メールを送る時

Follow up (イベント名) / 自社名or 自社ブランド名
例：Follow up at XXX / ABC company

Meeting at (イベント名) / 自社名or 自社ブランド名
例：Meeting at Tokyo / ABC cosmetics

自社名or自社ブランド名 / イベント名
例：ABC electrical / XXX

商談会や展示会で実際に会い、今後も連絡を取りたい場合、
「どこで」「何について」話をしたかを件名に含めると、相手に伝わりやすいです。

面識のない相手に営業メールを送る時

Looking for a partner in USA / ABC company
アメリカで取引パートナーを探しています。/ABC社

BANANA hair conditioner / ABC company from Japan
バナナヘアコンディショナー/ 日本のABC社

New Business Proposal from ABC company
ABC社より新しいビジネスのご提案

取引のない相手にダイレクトメールを送る時は、
「取引先を探している」、「ビジネスの提案をする」など、
メールの意図を明確にすることが大切です。

相手の名前の書き方

はじめてメールを送る場合、面識の有無によって相手の名前の書き方が変わります。

面識が無い場合

Dear Mr. Mark Hansen,
Dear Ms. Alice White,

Dear + Mr.かMs. ＋相手のファーストネーム（下の名前）＋相手のファミリーネーム（姓）の順で書きます。
これが最も丁寧な書き方です。

面識がなく、相手の名前が分からない場合

下にいくほど、フォーマル感が薄れていきます。

Dear Who it may concern,
Dear Sirs/Madams,
Dear Import manager at (相手の会社名)
Hello,

面識がある場合

Dear Mr. Mark Hansen,
Dear Ms. Alice White,
Dear Karen,

一度会った人でも、最初のメールは「Mr./Ms. フルネーム」で書くのが無難です。
商談など、会話の中で既にファーストネームで呼び合っていた場合は、
ファーストネームで呼びかけても失礼にあたりません。

メールの書き出し: 初回に最適な冒頭の挨拶

初めてメールを送る時には、冒頭に次のフレーズを書いておけば大丈夫です。

初めて送るメールに「お世話になっております」は変じゃない？
と思う方もいるかもしれませんが、心配は無用です。

このフレーズは、直訳すると「このメールがあなたを良く見つけますように」　
という意味があり、新しいコミュニケーションを開始するのにピッタリです。

初めての人に送る時だけでなく、新規の案件で問い合わせる時にもよく使います。

その他の冒頭の挨拶フレーズ

Hope you are doing well.
お元気でしょうか。

自己紹介の書き方: 初めまして

冒頭の挨拶の次に、「初めまして」の内容を書いていきます。
英語のビジネスメールの場合、実際には自己紹介をすることで「初めまして」を伝えます。

以下、シーン別に自己紹介の書き方を解説していきます。

新しい担当者になったことを伝える場合

I am Taro Tanaka and your new contact for future communication. 
I am pleased to work with you.

今後のコミュニケーション窓口を担当することになりました、田中太郎です。
一緒に働けることを嬉しく思います。

これから一緒に仕事や取引をすることが決まっている場合

I am Taro Tanaka from ABC company.
Nice to e-meet you.

ABC社の田中太郎と申します。
Eメール上でお会いできて嬉しいです。

入社・異動してきたことを伝える場合

I am Taro Tanaka and recently joined ABC company.
I am looking forward to collaborating with you.

最近ABC社のマーケティング部に入社しました、田中太郎です。
皆さんと協力していけることを楽しみにしています。


I am Taro Tanaka and joined marketing team from this April.
I am looking forward to collaborating with you for coming project.

4月からマーケティング部に異動してきました、田中太郎です。
今後のプロジェクトにご一緒できることを楽しみにしています。

会ったことがない人に送る場合

Please allow me to contact you.
I am Taro Tanaka, sales assistant of ABC company.

ご連絡差し上げることをお許しください。
私はABC社のセールス補佐を担当しております、田中太郎と申します。


Please allow me to introduce myself ; my name is Taro Tanaka from ABC company in Japan.

自己紹介をさせてください。私は、日本のABC社の田中太郎と申します。

本文: 最初のメールは簡潔に

はじめましてのメールでは、相手が内容の理解に集中してくれるよう、簡潔に書きましょう。

内容の例

＜質問への回答＞
Please find our answer to your inquiry as below.
下記、ご質問への回答をご覧ください。

＜相手がリクエストしている情報・書類を送る＞
We send you the requested information as attached.
ご要望の情報を添付にてお送り致します。

＜プロジェクトの進め方を簡単に伝える＞
We would like to share the brief process for this project with you.
一緒に進めるこのプロジェクトの簡単な手順を共有したいと思います。

＜自社の会社案内や商品カタログを送る＞
For your further consideration, we send you our company profile and product catalog as attached.
今後の検討の為に、弊社の会社案内と商品カタログを添付致します。

もしどうしても長くなる場合は、箇条書きや段落分けをして見やすくしましょう。

締めくくりの言葉: 返事を促す・配慮する

はじめましてのメールでは、メールの最後で相手に返事をください」と促す事が多いです。

返事を促す締めくくりの言葉

We look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。

We wait for your reply.
返信を待っています。

Your reply would be appreciated.
お返事を頂けると幸いです。

もしくは、気軽に連絡してくださいと配慮するパターンもあります。

結びの言葉: フォーマルなフレーズを選ぶ

締めくくりの言葉の後は、結びの言葉を添えるのがマナーです。
結びの言葉にはフォーマルなフレーズと、カジュアルなフレーズがあります。
はじめての人に送る時は、フォーマルなフレーズを選びましょう。

フォーマルな結びの言葉の例

Best regards,
Kind regards,
Your sincerely,

まとめ

英語で「初めまして」のビジネスメールを書く時は、次のポイントに気を配りましょう。

また、英語で「初めまして」の自己紹介の後に使える表現は以下の通りです。