英語メール返信のコツを伝授！ビジネスで使える便利な例文集

このような疑問にお答えします。

英語のメールが届いたけど、どうやって返信すればいいか、一言目になんて書いたら良いか、悩んでいませんか？

適当に書いてすぐに送ってしまうと、スペルミスやマナーに欠けてしまい、相手からの信頼を失う恐れがあります。

私は、貿易事務の仕事を10年続けていて、毎日英語でビジネスメールを書いています。

この記事では、相手に失礼のない英語ビジネスメールの書き方と、役に立つコツやフレーズを解説しています。

この記事を読むことで、失敗しない英語ビジネスメールを書くことができます。

迅速にミスのないメールを送って、ビジネスをスムーズに進めましょう。

英語メール返信のコツ

英語のメールに返信する時は、以下の4つのコツを押さえておきましょう。

これらを実行することで、余計な時間をかけずにメールを書くことができ、
ミスを減らして相手の信頼を得ることができるからです。

例えば、返信が何日も来なかったり、スペルミスが多いメールを受信したらどうですか？

同じ事を相手に思われないように、返信の際はこのコツを思い出してみてください。

ひとつずつ、詳しく解説していきます。

24時間以内に返信する

受信したメールには、出来る限り迅速に24時間以内に返信するのが望ましいです。
なぜなら、返信が遅くなることで次のような不利益があるからです。

例えば、自分がメールを送った側だとすると、すぐに返事をくれる人は好印象ですし、逆に何日もメールを返してくれないと不安になってしまいます。
もし24時間以内に返信をすることができれば、良いことばかりです。

なので、メールを受信したら、24時間以内に返事をすることが重要です。
とはいえ、すぐに返信できない内容のメールもたくさんありますよね。

そんな時は、第一報として、メールを受領した旨だけでもすぐに返信しておくと良いですよ。

メールの受領を伝えるフレーズ

Thank you for your email.
We will get back to you shortly.
ご連絡ありがとうございます。
すぐに折り返します。

Many thanks for your email.
We will check the details and come back to you soon.
ご連絡ありがとうございます。
詳細を確認して、早めにお返事します。

Thank you for the information.
I will reply to you with feedback during next week.
情報ありがとうございます。
来週中にはフィードバックと一緒にお返事致します。

 英語のメールに返信する時の構成

ビジネスで使う英語のメールは、以下の構成で書くことが一般的です。

この構成に従って書いていくことで、自然なビジネス英語メールが完成します。

各項目について、返信時に気をつける点を解説していきます。

件名: 返信時は変更しない

メールを返信するときは、メールソフトの「返信」もしくは「全員に返信」ボタンを押すことで文章が書けるようになります。
「返信」の時は“RE:” 、「転送」を選択した時は“FW:”が先頭に自動で表示されます。

基本は、画面で表示された件名をそのまま使います。
内容を全部変えてしまうと、相手が何の件でメールしたか分からなくなるからです。

例えば、「Project A at Tokyo」という件名のメールに返信するとき、
「Thank you for the meeting」に変更するのはNGです。
相手が書いた件名を尊重して、そのまま使いましょう。

どうしても相手の件名だけでは内容が理解できない場合は、追記することも可能です。

件名変更の例

変更前：　Shipping documents
変更後：　Shopping documents – order# 123

最初の件名だけでは何の発注か不明なので、発注番号を追記。

返信時の挨拶: 相手のトーンに合わせる

件名の次に書くのは相手の名前です。

ビジネスメールの基本は、以下のように
Dear 敬称 名 姓の順で書きます。

しかし、もしも相手があなたのことを

とカジュアルに呼びかけてきたら、同じトーンでカジュアルに書くのが自然です。

もし、カジュアルな呼びかけに対してフォーマルに返してしまうと、
せっかく相手が距離を縮めてくれたのを拒否する形になり、失礼な印象を与えかねません。

いきなりファーストネームで呼ぶのは抵抗があるかもしれませんが、
相手にとっては自然な習慣なので、思い切って相手に合わせてみましょう。

冒頭の挨拶：返信で使える文例

メールに返信をするときは、まず最初に感謝もしくは謝罪を伝えます。
このフレーズがあることで、相手に丁寧な印象を与えます。
以下にフレーズをご紹介します。

感謝のフレーズ

Thank you for your email.
ご連絡ありがとうございます。

Many thanks for your (prompt) reply.
（迅速な）お返事ありがとうございます。

Thank you for the (information, documents, photos など）
（情報、書類、写真など）をありがとうございます。

謝罪のフレーズ

Sorry for my late reply.
お返事が遅くなり申し訳ございません。

Sorry for the delay in response.
返答に遅れがでてしまい、申し訳ございません。

返信時の本文: 内容は簡潔に

メールを書くときはいつでも、本文を簡潔に書くことを心がけましょう。

簡潔=短い　ではありません。

込み入った話で本文が長くなったとしても、
箇条書きや段落分けを駆使して、相手が読みやすいレイアウトに仕上げることが大切です。

写真や画像を添付したり、スクリーンショットを本文に挿入するのも有効です。

視覚的に相手に理解してもらうことで、スムーズな進行の助けになります。

相手の返信内容に対して、「分かりました。」、「承知しました。」と書くときは、次のフレーズを使います。

締めくくりの言葉: フレーズを決めて時短に

本文のあとは、締めくくりの言葉を書きます。
相手の次の行動を促したり、相手に配慮の気持ちを伝える効果があります。
文章のパターンは多くないので、場面によって使うフレーズを決めると、
悩む時間が減って早くメールを書き終えることができますよ。

結びの言葉: Best regards, がオススメ

締めくくりの言葉の後に結びの言葉を添えるのがビジネスメールのマナーです。
私が今まで受信したメールのほぼ全てに添えてありました。

結びの言葉には種類があり、意味合いも変わってきます。

フォーマルな結びの言葉の例

Best regards, – 敬具
Kind regards, – 敬具
Sincerely, – 心から
Yours sincerely, – 敬具（主にイギリス英語で使用）
Yours faithfully, – 敬具（主にイギリス英語で使用、受信者の名前が不明の場合）
Respectfully, – 敬意を込めて

カジュアルな結びの言葉

Best, – よろしく
Cheers, – 乾杯、またね
Take care, – お元気で
Warm wishes, – 暖かい願いを込めて
Talk soon, – また話しましょう

たくさんあってどれを使えば良いかわからない…という場合は、

Best regards,

をオススメします。

なぜなら、今まで私が見てきた英語のビジネスメールの中で最もよく使われているフレーズだからです。
これを使えば相手に失礼な印象を与えることはありません。

迷ったらぜひ使ってみてください。

署名: 自分の連絡先情報を書く

結びの言葉のすぐ下に、署名を付けます。
署名には、名前や社名、住所といった連絡先を書きます。
自分の名前を書くときは、姓の部分を全部大文字にすると、相手が理解してくれます。
姓の後ろに敬称を付けておくと、間違えられることがありません。

署名の例

Taro TANAKA (Mr.)
Marketing manager
—————————————-
ABC cooperation
Address : 1-1-1, AAA-chou, ZZZ-ku,
Tokyo, 111-1111, Japan
email: tanaka@…
tel: +81…….
Web : http://www.~~
—————————————-

返信をする時に役立つ5つのフレーズ

私がこれまで英語のビジネスメールを毎日書いてきたなかで、
これは便利だと思ったフレーズをご紹介します。

 返信メールの送信前にやっておくべき3つの確認

返信メールを書いて送信ボタンを押す前に、以下の3項目を確認しておきましょう。
書いてすぐに送ると、ミスが出て謝罪のメールをまた送ることになり、余計な時間がかかってしまいます。

1.スペルミスの確認

相手の名前や、文章内の単語に間違いはありませんか？
スペルミスが多いとあなたの英語レベルが問題視され、信頼を失います。
急いでいる時でも、送信前に確認しておきましょう。

2.添付ファイルの確認

「添付をご覧ください」と書いておいて、添付ファイルがなければ相手が困ってしまいます。
気づくのが遅ければ再度メールを送るのが翌日以降になってしまい、大幅に進行が遅れます。
ファイルを添付することが決まっている場合、先に添付しておくことをおススメします。

 ３．翻訳ツールで、意味が通じるかの確認

書いた文章に自信がない場合、
Google翻訳などの翻訳ツールを使って意味が通じるか確認してみましょう。

ただし、翻訳ツールは完璧ではありません。
書いた英語が正しくても、出力される日本語が不自然な場合も多々あるので注意しましょう。

まとめ

英語のメールに返信する時の４つのコツをご紹介しました。

できるだけ速やかに返信をして、ビジネスをスムーズに進めましょう。