【成功への鍵】英語ビジネスメールの件名の書き方：基本から応用まで

こんなお悩みはありませんか？

英語のビジネスメールで正しい件名を書くことに苦労していませんか？

件名が長すぎたり、パッと見てメールの内容が想像できない内容であれば、

メールが相手に読まれない可能性があります。

私は貿易事務の仕事を10年続けていて、毎日英語でビジネスメールを書いています。TOEICは930点を取得。

この記事では、英語のビジネスメールの件名の書き方を初心者でも分かりやすく解説します。

この記事を読むと、件名の書き方やテクニックが分かります。

最後まで読んでいただければ、もう件名で悩むことはないでしょう！

件名の重要性:メールを読んでもらうための工夫

メールチェックの時に最初に見る場所はどこしょうか？

そう、差出人と件名です。

ビジネスによっては、1日に沢山のメールを処理する必要があります。
なかでも件名は、そのメールが開かれるかどうかを決める最も重要な要素です。

件名には、

これが揃っていることが大切です。

適切な件名は、受信者にとって重要な情報が含まれていることを明確に伝え、
メールが迅速に返信される確率を高めます。

件名の書き方：コツとテクニックを覚える

英語のビジネスメールの件名を書く時に、コツとテクニックを覚えていれば簡単に書くことができます。

まず、良い件名を作成する際のコツは以下の通りです。

良い件名を作成する際のコツ

・メールの内容を一言で表す
・長すぎないように心がける
・日時・場所など具体的なワードを入れる
・名詞で終わるようにする

例えば、相手にミーティングの時間を取って欲しいメールの件名では、
“Meeting Request” よりも “Meeting Request for Project XYZ – July 15th“の方が適切です。
プロジェクト名と日時を件名に含めることで、相手はメールを開く前にメールの内容と重要性を把握できます。

 件名テクニック①: 相手の件名に追記する

返信時に元の件名をそのまま使用するのではなく、適切な追記をすることで、メールの文脈を保ちつつ、新しい情報や焦点を追加することができます。

例えば、受信したメールに

だけが書かれていたとします。

こちらとしては、どのオーダーのインボイス…？

と迷ってしまいます。

メールを読んで該当のオーダーが判明したら、件名にオーダー番号を追記します。

すると、次からどのオーダーの件なのかが一目で分かるようになります。

他にも、「商品名だけ」・「Shipping advice だけ」の件名にも追記が有効です。

件名テクニック②: 急ぎの時は【URGENT】を付ける

こんな時は、件名に急いでいる旨を書くことで、相手がすぐにその緊急性を理解することができます。

「急いでいる」は、英語でURGENTです。

件名テクニック③ : 文頭は大文字にする

文頭の単語のアルファベットを大文字にするのが基本的なルールです。
見た目が洗練されて、読みやすくなります。
最初の単語の文字を大文字にするだけでなく、
前置詞や接続詞を除く全ての単語の最初のアルファベットを大文字にして書くパターンもあります。

【注意】件名でやってはいけない3つのNG

件名を書く時に、次のようなことは避けましょう。
スパムメールと判定されて届かなかったり、内容が分からず読まれないことがあります。

NGその①：1単語だけの件名

例えば、こんな件名はNGです。

これらは内容が不明瞭で、パッと見ただけでは内容が理解できないので相手に不親切です。
しかし、実際はこういった件名のメールが届くことがあります。
驚くことに、スパムかと思いきや進行中の案件も多いです。
しかし、メールを開封してようやく内容を理解するのでとても不便…
相手に読んでもらいたいメールは、件名にも配慮を怠らないようにしましょう。

NGその②：長すぎる件名

商品名の羅列や、文章のように長い件名は、メールボックスで途中までしか表示されません。

件名の全体が一目で分からないと、内容が把握できず後回しにされてしまうことも…

書いてみて”長いかな？”と感じたら、別の言葉で表せないか考えてみましょう。

NGその③：緊急性・重要性を誇張しすぎる件名

緊急性が高いとき、重要な案件のときは相手に必ず読んで欲しいですよね。

その意味で文頭に”Urgent” や”Important”を付けることは一つのテクニックです。

ただ、以下の様に誇張しすぎるとスパム扱いになったり、相手が不快になるので注意しましょう。

【便利】すぐに使える場面別の件名集

様々なビジネスシーンで使える件名の文例をご紹介します。
是非参考にしてください。

会議の招待・スケジュール変更

Invitation to Quarterly Strategy Meeting on March 10
3月10日開催の四半期戦略会議へのご招待

Rescheduled: Weekly Team Meeting Now on April 5th
日程再調整：毎週のチームミーティングを4月5日に開催

プロジェクトの進捗報告

Project X: Progress Update as of April 2024
プロジェクト X: 2024 年 4 月現在の進捗状況

Weekly Report for Project Y – March 31, 2024
プロジェクト Y の週次レポート – 2024 年 3 月 31 日

問い合わせ・質問

Inquiry About Shipping Process for Order #12345
注文番号12345の出荷手続きに関する問い合わせ

Clarification Needed on Q2 Budget Allocation
第2四半期の予算配分について明確化を求む

提案・提出の依頼

Proposal Request: Marketing Plan for Q3
提案依頼：第3四半期のマーケティングプラン

Submission Deadline Reminder: Annual Financial Report
提出期限のリマインダー：年次財務報告書

 重要なお知らせ・アップデート

Important Update: Change in Company Policy Effective May 1
重要なお知らせ：5月1日より会社方針の変更

Notice: Office Relocation Details and Schedule
お知らせ：オフィス移転の詳細とスケジュールについて

フィードバック・意見の依頼

Requesting Your Feedback on the Recent Training Session
最近のトレーニングセッションについてのフィードバック依頼

Invitation to Participate in Customer Satisfaction Survey
顧客満足度調査の参加ご招待

リマインダー・期限の通知

Reminder: Q1 Sales Report Submission Due April 15
リマインダー: 第 1 四半期売上報告書提出期限 4 月 15 日

Deadline Alert: Year-End Performance Reviews Due by December 20
締切注意：年末業績評価締め切りは12月20日まで

お礼・感謝のメッセージ

Thank You for Your Participation in the Workshop
ワークショップ参加のお礼

Appreciation for Your Contribution to the Team Project
チームプロジェクトへの貢献への感謝

緊急の連絡・即時対応が必要な時

Urgent: Immediate Action Required for Client Issue
緊急: クライアントの問題に速やかな行動を求む

Critical: Response Needed on IT Security Alert
重大: IT セキュリティ警告への対応を求む

情報共有

Sharing Insights from Recent Market Research
最近の市場調査から得た洞察の共有

Monthly Newsletter: Industry Updates and Trends
月刊ニュースレター: 業界の最新情報とトレンド

まとめ

読まれる件名を書くコツは、

NGな件名の書き方は、

です。