【初心者必見！】英語でビジネスメールを書くための基本ステップ

英語のビジネスメールを書く際、正しい言葉遣いやフォーマットが分からず、困っていませんか？

相手に失礼がないか、伝えたいことが正確に伝わるか、、
不安で手が止まってしまうと仕事に支障が出てしまいます。

私は貿易事務の仕事を10年続けていて、
毎日英語でビジネスメールを書いています。
TOEICは930点を取得。

この記事では、初心者でも簡単に理解できるよう、

を解説します。

これを読めば、英語のメールが苦手だったあなたも、自信を持ってメールを書けるようになるでしょう。
記事の最後では、あらゆるビジネスシーンで活用できる便利なフレーズ集もご紹介。

これで、英語のビジネスメールに対するあなたの不安は解消されるはずです！

英文ビジネスメールの基本ステップ

英語のビジネスメールは、基本的に以下の順番で書きます。

順番に書いていくだけで、立派なビジネス英語メールが完成します。
英語が苦手な方でも、これから解説していく基本の構成で書くことで、
きっと伝わるメールを書きあげることができます。

一つずつ、詳しく解説していきます。

件名: 簡潔に本文の内容を伝える

件名は具体的でわかりやすく、相手が内容をすぐに理解できるように作成します。

件名の例: 社内メール

・Meeting Request for (日付)
ミーティングのリクエスト
(日付は”January 20th”の様に書きます)

・Update on (プロジェクト名)
特定のプロジェクトに関する最新情報。

・Request for Feedback on (トピック・ドキュメント)
特定のトピックやドキュメントに関するフィードバックのリクエスト。

件名の例: 取引先へのメール

・ Inquiry about (商品・サービス名)
製品やサービスに関する問い合わせ

・Thank You for (イベント・会議)
イベントや会議への感謝を伝える

・Confirmation Needed for (イベント・決定)
イベントや決定に対する確認が必要な場合

・Follow-up to Our Previous Discussion
以前の議論に対するフォローアップ

・Invitation to (イベント・ミーティング) on (日付)
特定の日付のイベントや会議への招待

 相手の名前: 関係性に応じて使い分ける

まずは、誰に宛てて書いているかを明確にします。
正式なビジネスメールでは、

と書きます。

親しい関係の場合は、

のように、カジュアルに相手の下の名前だけ書くことも可能です。

相手の名前が不明な時は、Dear Sir/Madam, がよく使われます。
最近では、Hello,と書いてくる海外のビジネスパーソンも増えています。

初めてメールを送る時の書き方については次の記事で解説しています。
≫ 英語のビジネスメールで「はじめまして」を書く方法

挨拶/書き出し: 丁寧な印象を与える

いきなり本文を書き始めるより、最初に挨拶や一言を添えると丁寧な印象になります。

書き出しについては次の記事で解説しています。
≫ 英語のビジネスメール書き出しのコツ

本文: 内容は明確に、簡潔に書く

英語のビジネスメールで一番重要なのは本文です。

・こちらが伝えたいこと
・相手に依頼したいこと

を明確に書く必要があります。

また、文章が長いと読みづらく、返事が来ない原因にもなります。

一文は短く書くことを心がけましょう。

本文の書き方：前置きよりも本題を先に書く

日本語のビジネスメールは、前置き(理由)・本題の流れで書くことが多いです。

しかし、英語のビジネスメールでは本題をまず最初に書くことが重要です。

本題を最初に書くことで、相手の注意を引き、
メールの目的を明確に伝えることができます。

特に強調したい情報は、
太字や下線などを用いて目立たせるのが効果的です。

返信する時はどう書くの？
メール返信のコツと例文集の記事で詳しく解説しています。

 締めの言葉：次のアクションを示して締めくくる

本文が書き終わったら、最後に締めの言葉で相手へ次のアクションを促したり、
自分の次の行動を示してメールを締めくくります。
もし感謝・謝罪を冒頭に書いていた場合、最後にもう一度添えて誠実さを伝えることができます。

締めの言葉でよく使われるフレーズ

We look forward to hearing from you.
お返事お待ちしています。

Thank you in advance for your cooperation.
前もって、あなたのご協力に感謝致します。
=よろしくお願いします。

If you have any questions, please feel free to contact us.
ご質問がありましたらお気軽にお問い合わせください。

Your prompt response would be highly appreciated.
迅速なお返事を頂けますと幸いです。

Sorry again for the inconvenience.
ご不便をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

結びの言葉：相手への敬意を表す

締めくくりの言葉を書いたら、一番最後に「結びの言葉」を添えます。
日本語で「敬具」にあたり、英語のビジネスメールでは基本的に全てのメールに結びの言葉を添えます。

結びの言葉：代表的な例

Best regards,　（訳：敬具・よろしくお願いします。）
   – フォーマルでありながらフレンドリーな印象も与える結びの言葉。

Sincerely,　（訳：敬具・心から）
   – 非常にフォーマルで、伝統的なビジネスメールの結びに使用される。

Kind regards,　（訳：親切な挨拶を込めて）
   – 比較的フォーマルでありつつ、親しみやすさを表現する結びの言葉。

Warm regards,　（訳：暖かい挨拶を込めて）
   – 親しみを込めた、ややカジュアルな結びの言葉。

Yours faithfully,　（貴社（貴方）に忠実に）
   – 特にイギリス英語で使われる、非常にフォーマルな結びの言葉。

締めの言葉・結びの言葉は次の記事で詳しく解説しています。
≫ すぐに使えるビジネス英語メールの締めの言葉・結びの言葉

署名：自分の連絡先を書く

メールの最後には、差出人の情報として署名を書きます。

一般的な署名のフォーマット

1. 氏名： メールを送信する人のフルネーム。
2. 役職： あなたの現在の職位や役職。
3. 会社名： 所属する組織または会社の名称。
4. 連絡先情報： 電話番号、メールアドレス、場合によってはファックス番号。
5. 会社住所：（必要に応じて）会社の所在地。
6. 会社のウェブサイト：（あれば）会社のウェブサイトのURL。
7. （任意）SNSリンク : LinkedInプロフィール、会社のTwitterやFacebookページなど。

署名は、読みやすく見やすいことが大切です。
会社としてメールを出す場合は、個人のプライベートな情報や非公式の内容は含めない方が良いです。
また、メールの内容や使用するデバイスによっては、署名を短く簡潔にレイアウトする必要があります。

署名については次の記事で詳しく解説しています。
≫ 失敗しない英語メールの署名の作り方

依頼文の書き方のコツ

英文ビジネスメールにおけるリクエスト(=依頼)は、明確かつ具体的であることが重要です。
リクエストを行う際には、要求する事項を簡潔に、かつ詳しく書くことが必要です。

例えば、

のように、“何をいつまで”に必要としているのかを明確にすることで、
相手に具体的なアクションを理解してもらうことができます。

依頼文の文例集

「〜してください」の言い方としてすぐに思い浮かぶのはPleaseですが、
英文ビジネスメールには他にもパターンがあります。

急いでいる時の依頼文

早く返事が欲しい！という時には、申し訳ない気持ちを添えると丁寧な印象になります。
本文の最後には、急いでいる旨をしっかりと書きましょう。

英語のビジネスメールで使える便利なフレーズ集

最後に、シチュエーション別によく使われるフレーズをご紹介します。

挨拶・導入のフレーズ

・I hope this email finds you well.
　お世話になっております。

・I am writing to inquire about～.
　～について問い合わせたく、メールを書いています。

・It was great meeting you at (場所).
（場所）でお会いできて嬉しかったです。

・I am reaching out to discuss～.
　～について話し合う為に連絡しています。

感謝・謝罪のフレーズ

・ Thank you for your prompt response.
　迅速なお返事ありがとうございます。

・ I apologize for any inconvenience caused.
　 ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

・ Thank you for your understanding.
　 ご理解のほどよろしくお願いいたします。

・ We sincerely apologize for ~.
　~ に対し、心からお詫び申し上げます。

情報の要望・提供のフレーズ

・ Could you please provide more details on ~ ?
　～について詳しく教えていただけますか?

・ Please find attached ~.
　添付の～をご覧ください。

・ I am pleased to inform you that ~.
　～についてお知らせできることを嬉しく思います。

・ For your reference, I have enclosed ~ as attached.
　参考までに、添付の通り ~ を同封しておきます。

確認・提案のフレーズ

・ I would like to confirm ～.
　～を確定したいと思います。

・ Could we arrange a time to discuss this further?
　この件について、さらに話し合う時間を設けていただけますか?

・ I am available for a meeting on March 5th.
　3月5日の会議に参加することが可能です。

他に質問がないか、確認のフレーズ

・ Let me know if you need any further information.
　さらに詳しい情報が必要な場合はお知らせください。

・ Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
　ご質問がある場合は遠慮なくご連絡ください。

・ Feel free to reach out if you have any questions.
　ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

返信を促すフレーズ

・ I look forward to your reply.
　ご返信をお待ちしております。

・ Your prompt attention to this matter would be appreciated.
　本件につきましては、速やかにご対応いただければ幸いです。

・ I await your feedback.
　フィードバックをお待ちしています。
　*wait forでもOK

・ I hope to hear from you soon.
　すぐにお返事を聞かせていただければと思います。

催促については次の記事で解説しています。
≫ ビジネス英語メールで効果的な催促の方法

お知らせのフレーズ

・ Regarding your request about ~.
　 ~についてのご要望に関しましては、

・ We regret to inform you that ~.
　 残念なお知らせですが、~

・ I wanted to update you on ~.
　~について最新情報をお知らせしたいのですが、

・ I have some news regarding ~.
　~について、いくつかお知らせがあります。

まとめ

英語のビジネスメールの基本構成は以下の通りです。

伝わるメールのコツは、基本のビジネスマナーを押さえながら、できるだけ簡潔に内容を書くことです。
長くなる場合は、各段落に分けて文頭にタイトルを入れましょう。