【返信待ち解消】ビジネス英語メールで効果的な催促の方法と例文集

こんなお悩みはありませんか？

メールを送って何日も経つのに、返事が来なくて焦っていませんか？

相手の事情もあるから…と待ち続けても、催促をしない限り返事が来る可能性は低いです。

私は、貿易事務の仕事を10年以上続けていて、毎日英語でビジネスメールを書いています。

この記事では、英語のビジネスメールで返事が来ない時の効果的な催促の方法とフレーズを解説します。

いくつかの方法を実践することで、返事がもらえる確率が飛躍的にアップします。

最後まで読んで頂ければ、もう催促に悩む事はないでしょう！

英語のビジネスメールで効果的な催促の方法

まず、催促のメールを送る時に押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。

返事が来ない理由はそれぞれです。

など。

ビジネスシーンではメールを受信してから24時間以内に返信するのがマナーと言われていますが、上記の理由などで返事が遅れることも日常茶飯事です。

仕事をスムーズに進める為には、
返事を待ち続けるのではなく、
催促をして相手に気づいてもらうことが大切です。

これから解説する3つのポイントを実行することで、
相手がこちらの緊急性を認識し、返信してくれる可能性が高まります。

はっきりとした催促文を書く

催促のメールでは、「何を、いつまでにしてほしいのか」を相手にはっきりと分かるように書きましょう。
意思表示をすることで、相手に行動を促します。

意思表示の催促文

Please ensure the project report is submitted by end of day Thursday.
プロジェクトレポートは木曜日の終わりまでに必ず提出してください。

Could you confirm your attendance at the Monday meeting by tomorrow noon?
明日の正午までに月曜日の会議への出席を確認していただけますか。

We would appreciate receiving your feedback on the proposal by this Friday.
今週の金曜日までにこの提案に対するご意見をいただければ幸いです。

Kindly complete the client survey before the deadline on Wednesday.
水曜日の締め切りまでにクライアントアンケートにご回答ください。

I request your approval on the budget document by no later than Tuesday.
遅くとも火曜日までに予算書の承認をお願いいたします。

 件名にReminder等を付ける

件名は、そのメールがどんな内容かを伝える大切な部分です。

メールを開いてもらえるように、タイトルの冒頭に「催促」や「重要」といった言葉を入れて、相手にすぐに内容が伝わるようにしましょう。

タイトルを工夫することで、相手がメールを見逃さずにすむようになります。

元々の件名の冒頭に催促の単語を足すのが基本ですが、
相手に行ってほしい行動を件名に書いてもＯＫです。

催促の件名の例

Reminder: （元々の件名）
リマインダー：
Important:（元々の件名）
重要：
Urgent:（元々の件名）
緊急：
Action Required: Confirm Attendance for Monday’s Meeting
アクションを求む: 月曜日の会議への出席確認

急いでいる理由を説明する

なぜ返事が必要なのか、その理由を簡単に説明してください。

相手が「この案件がどれほど大切か」を理解できるようにすることで、より早く対応してもらえる可能性が高まります。

例えば、「この情報がないと、次の会議で提案がスムーズに進まない」といった具体的な理由を伝えるといいです。

催促する理由の説明文

We need your opinion to finish our plan for the meeting next week.
来週の会議の計画を完成させるためにあなたの意見が必要です。

Please approve the budget soon so we can start our project on time.
予定通りにプロジェクトを開始できるよう、すぐに予算を承認してください。
*on time : 時間通りに

Your information is needed for an important decision at our next team meeting.
次回のチームミーティングで重要な決定を下すためにあなたの情報が必要です。

We can’t complete our report without your answers from the survey.
アンケートへの回答がなければレポートを完成させることはできません。

Quick feedback on our proposal is important to make any needed changes before the deadline.
期限までに必要な変更を加えるためには、我々の提案に対するあなたの迅速なフィードバックが重要です。

催促の進め方:5つのポイント

催促には、適切な進め方があります。

急いでいるからといってむやみにメールを送り続けたり、毎回同じ文章を使うと、相手が不快になってしまいます。

丁寧な文章、強めの文章など、少しずつ書き方を変えることで相手を返信へと導きます。

ここでは、適切な催促の進め方として、以下の5つをご紹介します。

①催促のタイミングを見極める

催促のタイミングとして、送信から何日後に行うという決まりはありません。

こちらの急ぎ具合によって、頻度が変わります。

もともと緊急性のある案件の場合、送信した翌日には催促をすることを検討してください。

緊急性が低い場合は、思い出した時もしくは送信から1週間後を目安にするのが良いでしょう。

催促をする=急いでいる

ということなので、一度催促を始めたら、だんだん間隔が短くなっていきます。

 ②最初の催促は丁寧に

「返事がほしいけど、どうやって丁寧にお願いする？」

最初に相手に催促する時は、特に丁寧にお願いしましょう。

どんなに急いでいても、相手に不快な思いをさせないような言葉選びが大事です。

最初の催促メールでは、相手に対する敬意を示しつつ、必要な情報や返答の依頼を丁寧な言葉で伝えます。

この段階では、「以前お送りしたメールについてご確認いただけましたでしょうか？」のように、相手がメールを見逃している可能性を考慮した表現を選ぶと良いでしょう。

また、期限がある場合はそれも伝えます。

丁寧な催促メールの文例

Have you had a chance to review my last email on our new products?
弊社新製品に関する私の最後のメールを確認する機会はありましたでしょうか?

I’m following up to ensure that my email from last Monday regarding new project has successfully reached you.
新プロジェクトに関する先週月曜日からのメールが無事に届いているか確認するため、
フォローアップしております。

Could you kindly confirm receipt of my email sent on April 5th concerning our new order?
4月5日にお送りした、新しい発注に関するメールを受信されたと確定していただけますでしょうか？

We wonder if you received our email below.
以下のメールは届いていますでしょうか。

③2回目の催促では理由を添える

「一回催促したけど、まだ返事が来ない…どうしよう？」

もし最初のメールに返事がなかったら、もう一度催促のメールを送りましょう。

でも、ここでもやっぱり丁寧さは大切。

どうやってさりげなく、でもしっかり返事をお願いするかのポイントをお伝えします。

返信がない場合、2回目の催促では少し具体的な表現を使って、返答の重要性を強調します。

例えば、「XXプロジェクトの進行には、あなたからの情報が不可欠です。
可能であれば、今週中にご返信いただけますと幸いです」といった形で、

返事を急ぐ理由や期限を具体的に伝えることが大切です。

理由を添えた催促メールの文例

We haven’t heard back from you about our email on May 10th about marketing plan.
Could you please update us soon to help with our planning?
5 月 10 日のにお送りしたマーケティング プランに関するメールについて、まだ返答がありません。
計画に役立てるため、早めに最新情報をお知らせいただけますか?

Just a quick reminder about the Information we asked for on March 3rd.
It is important for keeping our work on track.
5月3日に依頼しました情報について、簡単にリマインドします。
仕事を順調に進めるためには重要です。

Checking again to see how things are going with new design drafts since it’s really important for our decision soon.
新デザインの草案の状況がどのようになっているかを確認するために再度確認しています。
これは、間もなく行われる決定にとって非常に重要なためです。

With our deadline getting closer, could you let us know what you have done about our request on December 2nd?
締め切りが近づいてきましたので、 12月2日の要望に対してどのような対応をしたか教えていただけますか?

Since improvement is important for both of us, we’d really appreciate a quick reply to our message on November 21st.
改善は私たち双方にとって重要ですので、11 月 21 日のメッセージにすぐにご返信いただければ幸いです。

④3回目以降は別の角度からアプローチする

3回目以降は、それまでの「返事をください」という内容から変えて、別の文章や方法を考える必要があります。

先に述べたように、何度も同じような催促メールを送ってしまうと、信頼関係が揺らぐ可能性があるからです。

別の角度からアプローチする方法を３つ解説していきます。

別の文章：相手の状況を心配する

返事ができないのは何か事情があるのではないかと心配して、相手に伝えます。

また、何度も送って申し訳ないのですが、、と謙虚に返信の依頼をするのも有効です。

相手を心配するフレーズ

It has been more than 4 weeks since we sent you our first email…
If you have any difficulty with replying to us, please let us know.
こちらが最初にメールを送ってから4週間以上が経ちます。。。
もし返事をすることに問題を抱えていらっしゃるのであれば、教えてください。

I understand you are busy, but I was hoping to hear back from you on new system.
Could you spare a moment to update us?
お忙しいのは承知しているのですが、新しいシステムについてお返事を頂きたくご連絡しました。
最新情報をご教示いただくお時間を少し取って頂けませんか？

It seems my previous messages might have missed your attention.
I truly value your input on marketing plan and would appreciate any update you can provide.
私が送ったメールはそちらの注意を引いていなかったようです。
私は皆様のマーケティング計画に関するご意見を大変重視しており、
最新情報を提供していただければ幸いです。

I’m concerned that my earlier emails regarding our proposal may not have reached you.
Is everything okay on your end?
以前送った、私たちの提案に関するメールが届いていないのではないかと心配しています。
そちら側は問題ございませんか？

謙虚に返事を依頼するフレーズ

I apologize for reaching out again, but we still need your input on pricing to move forward.
再度ご連絡して申し訳ありませんが、進めるためには価格設定に関する御社のご意見が必要です。

Sorry to bother you once more, but your feedback on the design is crucial for our next steps.
再度ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、デザインに関するあなたのフィードバックは次のステップに進むのに不可欠です。

I understand how busy you must be, but we are eagerly awaiting your thoughts on the budget.
お忙しいとは思いますが、予算についてのご意見をお待ちしております。

My apologies for the persistent follow-up, but could you please let us know your decision regarding transportation?
しつこいフォローで申し訳ありませんが、輸送方法についてのご判断を教えていただけますでしょうか？

別の方法①：別のメーラーを使ってみる

ごく稀に、急に相手にメールが届かなくなることがあります。

これはサーバーやシステムの問題が考えられますが、解決には時間がかかります。

仕事を早く進める為に、普段とは別のメーラーから送信することも手段の一つとして覚えておくと、いざというときに役立ちます。

例えば、普段Outlook Expressを使用している場合、Gmailからも送ってみるという方法。

別のメーラーから送る時は、あなたを装ったメールと間違われないように普段使用しているメールアドレスもCCに入れておきましょう。

別のメーラーから送る時の文例

Just in case my previous emails haven’t reached you, I’m sending this from a different email address.
前回のメールが届かなかった場合に備えて、別のメールアドレスから送信させていただきます。

Concerned that my earlier messages might not have been delivered, I’m trying to reach you from an alternate email account.
以前のメッセージが届かなかった可能性があるため、別のメールアカウントからご連絡しています。

I’m worried my previous emails may have missed you, so I’m reaching out from a new email address for assurance.
以前のメールを見逃してしまったのではないかと心配ですので、念のため新しいメールアドレスからご連絡させていただきます。

別の方法②：共通の知人に伝えてもらう

共通の知り合いがいる場合は、その人にコンタクトを取ってもらうことも有効な手段です。

急いでいる旨を他の人から伝えられることで、返信をしてくれることがあります。

共通の知人に催促を伝えてもらう時の例文

Could you kindly mention to Mr. Taylor that I’m awaiting a response on new product launch?
I would greatly appreciate it.
新製品の発売についての返答を待っていることをテイラーさんに伝えていただけますか?
大変感謝します。

If you happen to speak with Mr. Taylor, would you mind letting him know I’m looking forward to his reply regarding the Event at Tokyo?
テイラーさんとお話することがあったら、東京でのイベントについての返事を待っていることを伝えていただけますか?

I was wondering if you could inform Mr. Taylor that I’m eagerly waiting for their feedback on the article. Thank you so much.
この記事についてのフィードバックを心待ちにしていることをテイラーさんに伝えていただけないでしょうか。 ありがとうございます。

⑤それでも返事が来ない時：電話する

「もう待てない…どうしよう」

催促を重ねても返事が来ない場合、最終手段として相手に電話をかけます。

電話で直接返事が欲しい旨を伝えたり、必要としている情報を教えてもらうことで、一気にビジネスを進めることができるからです。

例えば、期限までにあと数日しかないという緊急の場合には、
メールで返事を待つのでは無く、電話をした方が賢明です。

そのため、催促を続けても反応がない時は電話での対応をおすすめします。

ひとつずつ解説していきます。

適切な時間を選ぶ

相手の業務時間やスケジュールを考えて、適切な時間帯に電話をかけましょう。
特に異なるタイムゾーンにいる場合は、時間差に注意が必要です。例えば日本の朝9時はニューヨークの19時です。

業務の開始直後や終了間際を避け、中断が少ない時間帯を選ぶと良いでしょう。

事前準備をする

電話をかける前に、どのような点を催促したいのか、必要な情報は何かを明確にしておきます。
また、前回送ったメールの内容や、その他の重要な背景情報を簡潔に伝えられるように準備しておくと、
スムーズなコミュニケーションが可能です。

伝える文章を台本にして用意しておくと安心です。

丁寧かつ簡潔に伝える

電話での会話では、相手に不快感を与えないように丁寧に話しましょう。
また、相手の時間を尊重するためにも、目的を簡潔に伝えることが大切です。

具体的な要求や期限を明確にし、相手が迅速に対応できるように配慮しましょう。

電話をかける台本の例

（相手の会社が電話に出た時）
あなた：Hello, this is Taro from ABC company. May I speak with Ms. Jane Smith, please?
こんにちは、私はABC会社の太郎です。ジェーン・スミスさんとお話しさせていただきたいのですが。

（話したい相手を呼び出してもらう時）
受付: One moment, please. I’ll see if Jane is available.
少々お待ちください。ジェーンがいるから確認してきます。

（受付が電話の理由を尋ねた場合は）
あなた: It’s regarding an urgent matter I emailed her about. I just need a moment of her time.
彼女にメールした急ぎの件です。少しだけお時間を頂きたいです。

（送ったメールについてすぐに返事をしてほしい時）
あなた: Hello Jane, this is Taro from ABC company. I hope I’m not interrupting. I’ve sent you an email regarding your new products and was hoping to discuss it with you briefly. Have you had a chance to review it?”
こんにちはジェーン。私はABC社の太郎です。ご迷惑でないと良いのですが。そちらに御社の新商品についてのメールをお送りした件で、お話ししたく電話しました。メールは読んでいただけましたでしょうか？

（返事を急いでほしいと伝える時）
あなた: I understand you’re quite busy, but this matter is quite urgent for us. Could you kindly provide your feedback or the requested information by next Monday?
お忙しいのは承知しているのですが、この件は我々にとって緊急です。来週の月曜日までにフィードバックか要望した情報をお送りいただけますか？

（電話を終わる時）
あなた: Thank you very much for your understanding and for taking the time to talk with me today. I look forward to your email response. Have a great day!
ご理解と、お時間をいただきありがとうございました。お返事待ってます。良い一日を！

適切な発音で、ゆっくり話す

受付や、話したい相手に要件を伝えるには、適切な英語の発音で、
言葉が伝わるようにゆっくり話すことが大切です。

また、電話をしてみると、時差や回線の問題で相手の言葉が聞きづらい場合があります。

発音やリスニングに自信がない方は、英会話教室やオンライン英会話で練習しておくと、電話への不安を取り除くことができますよ。

聞き取れない場合は、丁寧に聞き返す

もし相手の言っていることが聞き取れなくても、焦る必要はありません。

落ち着いて、丁寧に聞き返しましょう。

分からないまま「yes, yes,」と会話を進めるのはNG。

後で大変なミスが起こる可能性があります。

以下、丁寧に聞き返すフレーズをご紹介します。

丁寧に聞き返すフレーズ

Could you please repeat that?
もう一度言っていただけますか？

Could you speak a little slower, please?
もう少しゆっくり話していただけますか？

I sorry, but I didn’t catch that. Could you say it again?
すみませんが、聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか？

フォーマルな催促文フレーズ10選

これまで紹介した催促の文章以外にも、取引先などフォーマルな場面で催促に使えるフレーズがあるのでご紹介します。

実際の例を見ながら学ぶことで、自分でも催促に効果的なメールが書けるようになります。

まとめ

催促のメールを送る時のポイントは以下の3つです。

催促を進める際には、次の流れで適切な文章を使いましょう。