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- 英語のビジネスメールの署名のフォーマットを知りたい
- 相手に失礼のない署名を作成したい
- どんな署名のレイアウトがあるか知りたい
- 今の署名の書き方で合っているのか不安
こんなお悩みに答えます。
英語メールの署名欄には連絡先を書くのは知っているけど、何をどの順番で書けばよいか悩んでいませんか？
とりあえず会社名と名前を英語で書いておけばいいかなと適当に書いてしまっては、相手があなたや会社について十分理解することができず、良い信頼関係を築くことができません。
私は、貿易事務の仕事を10年続けていて、毎日英語でビジネスメールを書いています。
この記事では、失敗しないビジネス英語メールの署名の作り方について解説しています。
この記事を読むことで、署名に必要な情報とその順番、世界で使われているレイアウトが分かります。
署名はあなたや会社の情報を相手に伝える重要な手段です。
見やすいレイアウトで署名を作成して、スムーズにビジネスを進めましょう。
失敗しないビジネス英語メールの署名の作り方
ビジネスの世界では、小さな心遣いが成功への鍵となります。
メールの最後に書く署名も適切なフォーマットを守ることで、相手に信頼感を与えることができるからです。
例えば、氏名、役職、会社名、連絡先情報を含んだ署名は、相手に対して必要な情報を一目で伝え、あなたへの連絡をスムーズにします。
ここでは、失敗しないビジネス英語メールの署名の作り方として、以下の３つのポイントを解説します。
- 署名のメリットを理解する
- 必要な情報を網羅する
- レイアウトを工夫する
署名のメリットを理解する
英語でのビジネスメールを書くとき、署名はただの名前や連絡先を書く場所以上の役割を果たします。その署名がなぜ大切なのか、簡単に説明します。
プロと認識してもらう
署名があると、あなたがビジネスのことを真剣に考えている人だと相手に伝わります。キレイにレイアウトされた署名は、あなたが細かいところにも気を配る人だという印象を与えます。
仕事がスムーズに進む
あなたの名前や連絡先がはっきり書いてあると、相手は返事を書きやすくなります。これで、お互いの仕事がスムーズに進みます。
会社をアピールする
会社のロゴや特色を署名に入れることで、メールが目立ち、あなたの会社をよく覚えてもらえるようになります。
署名は、単なる名前や連絡先を越え、あなたやあなたのビジネスを良く見せ、相手とのやりとりを助ける大切なツールです。
必要な情報を網羅する
英語のビジネスメールの署名には、必ず書くべき情報があります。
情報を網羅しておくことで、相手はあなたが誰で、どのように連絡を取ればいいのかをすぐに理解できます。
情報が足りない場合、相手は混乱し、メールの内容を正しく理解できないかもしれません。また、相手が返信やその他の方法で連絡を取るのが難しくなり、大切な情報のやり取りが遅れることがあります。
署名に含めるべき情報は後ほど解説します。
レイアウトを工夫する
英語のビジネスメールの署名は文字だけでもＯＫですが、レイアウトを工夫することで相手が見やすく、覚えやすくなります。レイアウトのポイントは以下の通りです。
シンプル
必要な情報（名前・会社名・連絡先など）があれば十分です。
それ以外の情報を加えると見づらくなってしまいます。
フォントと色
読みやすいフォントを選び、色はシンプルに1〜2色に抑えるといいでしょう。
派手すぎる色やフォントは避けるのが無難。
会社のロゴを入れる
可能であれば、会社のロゴを署名に入れるのもオススメです。
視覚的に魅力的で、あなたのメールがどの会社から来たのかが一目で分かります。
署名に書くべき７つの情報
英語のビジネスメールで署名に書くべき７つの情報をご紹介します。
- 名前
- 役職・部署
- 会社名
- メールアドレス
- 会社住所
- 電話番号
- 会社URL・その他SNSリンク
ひとつずつ詳しく見ていきますね。
名前
名前は、フルネームをアルファベットで書きます。下の名前(名)から書くのが一般的。
苗字(姓) の部分を大文字にすると、”この部分が苗字です”と伝えることができます。
フランスからのメールでよく見かけます。
また、フルネームの後ろに自分が呼ばれたい敬称(Mr. Ms.など)を添えると、相手がその通りに書いてくれます。
以上をふまえて、よくある名前の書き方の例をご紹介します。
Taro Tanaka (Mr.)
Taro TANAKA (Mr.)
Ayumu Yamada (Ms.)
役職・部署
役職や部署を書くことで、相手があなたのポジションをすぐに理解することができます。
- 役職を表す英語の例
- 最高経営責任者：CEO (Chief Executive Officer)
取締役、ディレクター：Director
マネージャー、管理者：Manager
デザイナー：Designer
アシスタント：Assistant
営業代表：Sales Representative
営業マネージャー：Sales Manager
- 部署を表す英語の例
- 営業部：Sales Department
マーケティング部：Marketing Department
製造部：Production Department
品質管理部：Quality Control (QC)
研究開発部：Research and Development (R&D)
会計部：Accounting Department
役職や部署に使う英単語は会社で決められている場合があるので、署名を作成する前に確認しましょう。
特に役職がない場合や部署を書かなくても相手に通じる場合は、記載を省略しても構いません。
会社名
会社名は、署名で最も重要な情報の一つです。
署名欄では、あなたの会社が公式に使用している英語名を使用します。
特に、「株式会社」という言葉は”Co., Ltd.” や “Inc.” といった形で英訳されるので、
どの書き方を公式に使用しているのか、注意が必要です。
- 株式会社を表す英語の例
- Co., Ltd.
Corp.（Corporationの省略形）
Inc. （Incorporatedの省略形）
署名を作成する前に、必ず会社に英語表記を確認しましょう。
メールアドレス
相手とのコミュニケーションに使用するメールアドレスを書きます。
スペルミスに気を付けましょう。
会社住所
日本の会社住所を英語で表記する際は、日本語の住所の構成要素を逆にして英語に翻訳し、国際的に理解しやすい形式にします。
住所の例
「〒111-XXXX 東京都渋谷区渋谷2-1-1 ABCビル」という住所を英語にすると、
ABC Building, 2-1-1 Shibuya, Shibuya Ward, Tokyo, 111-XXXX Japan となります。
チェックポイント
国名と郵便番号の記載
・住所の最後に国名を書きます。
・郵便番号を左側に書きます。〒のマークは不要。
都道府県
・「東京都」は “Tokyo” のように、都道府県を英語に翻訳します。
「都」は通常省略され、「県」も特に必要な場合を除き省略されます。
北海道のみ、Hokkaidoと記載します。
市区町村
・「渋谷区」は “Shibuya Ward” のように、市区町村も英語に翻訳します。
ここで「区」は “Ward”、「市」は “City”、「町」は “Town”、「村」は “Village” と訳されますが、
実際の使用では「市」以外は省略されることが多いです。
町名・番地
・町名はそのままローマ字にし、番地は数字の後に「-」を使用して表記します。
例えば、「渋谷2-1-1」は “2-1-1 Shibuya” となります。
ビル名
・ビル名もそのままローマ字で記載し、必要に応じて “Building”、”Plaza”、”Tower” などの英語を付け加えます。例: “ABCビル” は “ABC Building”。
・階層だけを書く場合は、階層にFを付けて「5階→5F」と書きます。
・部屋番号は先頭に#を付けて「102号室→#102」と書きます。
電話番号
電話番号は、相手があなたに電話をする際に確実に繋がる番号を書きましょう。
国際電話を想定して、電話番号の前には国番号（日本は81）を付けましょう。”+”を冒頭に書きます。
- 国番号を付けた電話番号の例
- 03-0000-0000という番号を国際電話用にすると、
+81-3-0000-0000になります。
051-000-0000であれば、
+81-51-000-0000になります。
会社URL・その他SNSリンク
会社のウェブサイトや会社で運営しているSNSのリンクを貼っておくと、
相手があなたの会社について理解を深めることができます。
実際に海外で使われている署名レイアウト
これまで私が見てきた、海外からのビジネスメールについている署名のレイアウトの一部をご紹介します。
ロゴ付きの人もよく見かけますが、テキストのみで構成している人もいます。
私の署名は黒のテキストだけです。
署名レイアウト：ロゴ入り
- 表示している情報
- 名前✔
役職・部署✔
会社名✔
メールアドレス✔
会社住所✔
電話番号✔
会社URL・その他SNSリンク✔
ロゴ：会社ロゴ・ＳＮＳロゴ（２種類）
本文は黒で書かれていますが、署名は自社のブランドカラーを使用していました。
７つ全ての情報を網羅したレイアウトです。
- 表示している情報
- 名前✔
役職・部署
会社名✔
メールアドレス✔
会社住所✔
電話番号✔
会社URL・その他SNSリンク✔
ロゴ：会社ロゴ
会社名はロゴに入っているので文字の記載がありませんでした。
- 表示している情報
- 名前✔
役職・部署
会社名✔
メールアドレス✔
会社住所✔
電話番号✔
会社URL・その他SNSリンク✔
（追加）携帯電話番号
ロゴ：会社ロゴ
署名レイアウト：テキストのみ
- 表示している情報
- 名前✔
役職・部署✔
会社名✔
メールアドレス
会社住所✔
電話番号✔
会社URL・その他SNSリンク
- 表示している情報
- 名前✔
役職・部署✔
会社名✔
メールアドレス
会社住所
電話番号✔
会社URL・その他SNSリンク✔
（追加）FAX番号
まとめ：失敗しない署名の作成方法
失敗しないビジネス英語メールの署名の作り方のポイントは、以下の３つです。
- 署名のメリットを理解する
- 必要な情報を網羅する
- レイアウトを工夫する
署名書メリットを理解することでビジネスがスムーズに進み、
必要な情報を網羅することで相手が連絡先を理解します。
レイアウトを工夫することで、あなたの会社を覚えてくれます。
署名のレイアウトは、ロゴ入りもしくはテキストのみで構成します。
会社名や役職の英語表記は、署名の作成前に会社に確認しましょう。
署名を整えると、ビジネスをスムーズに進めることができます！